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Contabilidade: o sistema de controle gerencial

Segundo a definição de Horngren, Sundem e Stratton (2004): “sistema de controle gerencial é uma integração lógica das técnicas para reunir e usar as informações a fim de tomar decisões de planejamento e controle, motivar o comportamento de empregados e avaliar o desempenho”.

Para a American Accouting Association citada pelo professor Peixe (2002,): “o sistema de planejamento e controle gerencial consiste de políticas, procedimentos, métodos e práticas usadas pelo administrador de uma organização para atingir os objetivos organizacionais”.

Portanto, podemos inferir da definição dos autores os objetivos fundamentais da utilização de um sistema de controle gerencial, quais sejam:

* Coletar informações relevantes para a tomada de decisões;

* Assegurar que os objetivos orga-nizacionais sejam atingidos através do controle;

* Comunicar os resultados das ações a toda a organização, motivando os colaboradores;

* Avaliar o desempenho da organização.

Contabilidade: fundamentos da estrutura do plano de contas

Dentro das condições básicas de integração e navegabilidade de dados, são esses os fundamentos para estruturação dos planos de contas:

* a estruturação do plano de contas deve propiciar a apresentação da informação do modo automático para os relatórios futuros, para evitar o retrabalho e redundância de dados;

* deve propiciar a informação no grau de detalhamento necessário, evitando-se informações relevantes de modo aglutinado, que não permita compreensão e decisão;

* deve ser estruturada para manter o interrelacionamento completo entre as contas afins do Balanço Patrimonial e da Demonstração de Resultados;

* para tanto, devem ser criados tantas contas adicionais quantas forem necessárias para atender aos três fundamentos anteriores.

Cada entidade tem um plano de contas que lhe foi projetado sob medida, isto é, em perfeita harmonia com a sua espécie de atividade, grandeza patrimonial, constituição jurídicas e disposições legais às quais se subordina. Isto significa que não haverá dois planos de contas exatamente iguais. Há, isto sim, uma certa tendência de padronização estrutural dos planos de contas dentro de grupos de empresas filiadas à mesma atividade – isto é, os planos de contas das entidades bancárias, por exemplo, têm semelhança estrutural, muito embora, ao serem comparados, os planos de contas de todas essa entidades, verifica-se que são diferentes entre si em muitos aspectos particulares.

Cada plano, analisado isoladamente, leva a marca da direção da empresa a que pertence; ele está identificado particularmente pelos problemas especiais da empresa e pela filosofia do trabalho por ela adotada. Assim acontece nos grupos industriais, comerciais, agropastoris, de transportes, comunicações, entidades de finalidades não lucrativas, entidades governamentais, etc.

Os planos de contas de empresas industriais, por exemplo, têm uma semelhança estrutural genérica que caracteriza a atividade fabril; há também uma semelhança estrutural específica que caracteriza , dentro do setor industrial, a espécie de indústria; assim os planos de contas das fábricas de tecidos têm entre si uma semelhança estrutural específica diferente da semelhança de estrutura dos planos de contas das indústrias automobilísticas, e assim por diante.

A lei, quase sempre interfere na elaboração dos planos de contas de certas entidades que desenvolvem atividades sob controle estatal, sendo essas organizações obrigadas a adotar planos de contas de estrutura geral padronizada. A padronização legal, às vezes, se resume na forma de registrar certas operações, outras vezes na forma de apresentar os relatórios, ou no uso compulsório de certas intitulações de contas.

É o que acontece, por exemplo, com a planificação de contas dos estabelecimentos bancários que, além de seguirem as normas usuais de sua atividade, estão sujeitos à legislação das sociedades anônimas e às instruções baixadas pelo Banco Central do Brasil. Igualmente, as companhias de seguros obedecem, na elaboração de seus planos de contas; à legislação específica que controla a atividade securitária no país; o mesmo acontece com as cooperativas, com as empresas de transportes, companhias de comunicações, empresas agropastoris, etc.

E, como não poderia deixar de acontecer, a administração pública deve organizar suas contas de conformidade com o padrão legal estabelecido pela Lei Federal n.º 4320, de 17 de março de 1964. Essa lei padroniza a estrutura dos balanços patrimoniais, financeiro e orçamentário, indicando até as denominações dos grupos de contas e de muitas contas de primeiro, segundo e terceiro graus.

Assim, tanto o Governo Federal como os Governos Estaduais, Municipais e correspondentes autarquias são obrigados a estruturar suas contas em rigorosa consonância com a legislação financeira nacional.

É certo que os planos de contas entre si, em razão da grandeza orçamentária, dos problemas específicos de cada região e de cada local do País. Entretanto, todos eles, sem exceção, em sua estrutura fundamental, obedecem aos padrões legais instituídos pelos pelos Anexos n.º 12, 13, 14 e 15 da Lei Federal n.º 4.320/64.

Contabilidade: orientações para elaboração de um plano de contas

Veja a seguir as principais observações a serem seguidas na estruturação do plano de contas para um sistema contábil gerencial:

* deve atender primeiramente às necessidades específicas de cada empresa e suas segmentações de responsabilidade e às necessidades de informação de todos os usuários das informações contábeis;

* o ponto de partida das necessidades informacionais são as informações contábeis requeridas pelo dirigente máximo da empresa, sendo o papel do contadora apenas de monitoramento e aconselhamento;

* partindo das informações do(s) dirigente(s) máximo(s), e seguindo em ordem hierárquica, atender aos demais usuários da informação contábil por toda empresa;

* a classificação deve partir do geral para o particular;

* a classificação deve partir do detalhamento adequado ao Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados e Fluxo de Caixa, que são os modelos decisoriais mais importantes de caráter global da empresa;

* as contas devem ser codificadas dentro do possível, ou conterem elementos claros para rápida identificação e assimilação do que representam;

* os agrupamentos devem ser feitos pensando nos relatórios ou telas que deles se organizarão;

* os títulos das contas devem refletir imediatamente os elementos patrimoniais que representam – devem ser claros e sucintos;

* deve ter flexibilidade ( margem para ampliação ) e operacionalidade.